Hoy hablamos con Álex Garaizar, responsable de Desarrollo de negocio internacional en evenTwo
Si hay un sector que se ha tenido que adaptar a una velocidad sin igual, ese es el de los eventos. Pero, si ahora la mayoría de eventos son digitales ¿Cómo se controla todo desde el punto de vista organizativo? ¿Cómo encontramos el punto de unión entre el usuario y la empresa? Para eso existen plataformas como evenTwo, y hoy charlamos con Álex Garaizar, responsable de Desarrollo de negocio internacional de la marca que está teniendo más adeptos en el nicho de plataformas para la organización de eventos y congresos virtuales.
Con el paso de los meses, la experiencia nos ha permitido desarrollar las herramientas necesarias y mejorar la eficacia del servicio para estar a la altura de lo que sin duda es una tendencia que ha llegado para quedarse
¿Cómo crees que va a evolucionar el sector de los eventos en el corto-medio plazo?
El sector ya ha evolucionado de forma drástica en 2020, eso es evidente. Ahora existe una mayoría de eventos online y a medio plazo se impondrán los eventos híbridos, en los que una parte de la audiencia asiste de forma presencial y otra parte lo hace online. Todo esto hace que la tecnología pase a tener un papel protagonista en la organización del evento.
¿Qué propones desde tu empresa para adaptarte a estos cambios e impulsar la evolución?
Utilizar la tecnología de forma inteligente. No todos los eventos requieren la misma solución, ni mucho menos. Adaptarnos a cada evento y cada cliente es algo que hemos hecho siempre, por eso nos resulta más sencillo adaptarnos a cambios como los que requiere por ejemplo un evento virtual. Queremos que las herramientas que proponemos sean accesibles y prácticas para el organizador y que la experiencia del usuario con la tecnología sea óptima y relevante.
¿Qué opinas de los eventos híbridos y/o virtuales?
Creo que, aunque ya existían, la demanda creció tanto en tan poco tiempo que las empresas en general no estábamos del todo preparadas. Con el paso de los meses, la experiencia nos ha permitido desarrollar las herramientas necesarias y mejorar la eficacia del servicio para estar a la altura de lo que sin duda es una tendencia que ha llegado para quedarse.
¿Crees que una App para un evento mejora la experiencia de usuario?
¡Por supuesto! Una App es un espacio totalmente personalizado, una prolongación del evento pensada para que el asistente tenga todo a mano, de forma ágil y sencilla. Puede seguir el streaming, informarse del evento, recibir novedades, participar a través de preguntas, votaciones y juegos, interactuar con otros usuarios gracias a mensajes privados, chat y petición de citas… Es más, también mejora la experiencia del organizador e incluso los patrocinadores.
¿Qué se está perdiendo un invitado que acude a un evento si no hay web/app?
Todo depende del tipo de evento. Es cierto que en algunos casos una App no marca tanto la diferencia, como puede ser una pequeña reunión empresarial. Pero hoy en día cuesta imaginarse un congreso en el que votes con un mandito, un evento online en el que no puedas hacer preguntas, un evento de networking en el que no puedas conectar con un asistente… En general, una App facilita mucho las cosas tanto a los asistentes como a los organizadores.
¿Crees que es clave un control de acceso y ubicaciones de los invitados, tiempo conectado, interacciones, etc.? ¿Estas métricas pueden obtenerse a través de vuestras Apps?
A nada que el evento sea un poco grande, llevar un buen control de los asistentes es fundamental. Con la tecnología que existe hoy en día, no podemos depender de un mailing “a mano” y una hoja de excel. Con nuestras herramientas podemos registrar asistentes a través de un formulario, enviarles recordatorios, controlar quién ha asistido al evento, en qué sesiones ha estado, qué partes del streaming ha visto, cómo han interactuado… Recabamos todo tipo de métricas que son útiles tanto para organizar el evento como para medir su impacto, algo que es crucial y mucho más difícil sin este tipo de tecnología.
¿Qué crees que es necesario para motivar la participación de los usuarios en los eventos online?
Es cierto que no basta con “tener una App”. Sin duda, ayuda el hecho de que una App sea atractiva y fácil de utilizar, que apetezca, pero los organizadores se tienen que involucrar para que los usuarios se animen a participar. Cuanto más unidireccional sea el contenido del evento, menos aprovechada estará la aplicación. Nosotros les aconsejamos actuar desde antes del evento, por ejemplo desvelando contenido los días previos, poniendo a disposición la lista de asistentes, iniciando una conversación en el muro de comentarios… Durante las sesiones ayuda mucho apoyarse en las preguntas al ponente y las votaciones, así como el networking a través de mensajes y reuniones cara a cara mediante videollamada, y también después del evento se puede mantener ese intercambio. Acciones como un sorteo o concurso también pueden ayudar.
¿Qué tres cualidades crees que debería tener en cuenta el cliente a la hora de contratar un servicio?
En primer lugar, debe tener muy claro qué tipo de evento quiere organizar y en consecuencia qué herramientas necesitará; la tecnología se debe adaptar al organizador y no al contrario. En segundo lugar, les aconsejaría asegurarse de qué es lo que incluye el servicio contratado, puesto que en la tecnología es habitual el modelo “self-service” y en muchos casos al organizador le puede interesar un servicio más completo y cercano, que se adapte a cambios y no lo vaya a dejar tirado. Por último, le diría que apostara por una tecnología nativa y segura, en lugar de una simple web.
¿Qué tres cualidades crees que debería tener un evento para ser “wow”?
Lo primordial es que el evento tenga un contenido atractivo, por ejemplo algún ponente estrella. También es bueno que haya sorpresas, algún gancho que haga que la audiencia se mantenga interesada. Si a eso le añadimos una tecnología potente y bien utilizada, el impacto está garantizado.
Os dejamos la ficha de evenTwo en Mice Up, que os servirá para poder tener más información de todo lo que hacen, descargar material y contactar directamente con ellos ¡Unos cracks!
Seguimos con nuestras charlas al pie del cañón, en la calle del sector, recogiendo opiniones directas de clientes y proveedores para saber de primera mano lo que están llevando a cabo a la hora de organizar sus eventos a corto, medio y largo plazo.
